فصل اقتصاد - امروزه سرويس هاي مختلف برند گوگل کاربران پرشماري در سراسر دنيا دارد. تا همين يه دهه پيش برند گوگل فقط براي موتور جست وجوگر قدرتمندش نزد کاربران آنلاين شهرت داشت. با اين حال اکنون آنها سرمايه گذاري بسيار وسيعي در ساير حوزه هاي تکنولوژي نيز دارند. به عنوان يک بازارياب اطلاع از 25 نکته مهم در مورد سرويس گوگل داکس زندگي شخصي و حرفه اي را براي ما بسيار راحت تر خواهد کرد.
اگر با سرويس گوگل داکس زياد سر و کار داريد، به احتمال زياد با مايکروسافت آفيس نيز ميانه خوبي خواهيد داشت. بسياري از کاربران آفيس با دستيار کمکي اين نرم افزار تحت عنوان کليپي مشکلات بسياري دارند. اين ابزار جانبي به منظور اصلاح نوشتار کاربران و کمک به آنها از طريق حدس زدن کلمات بعدي معرفي شد. با اين حال بسياري از کاربران آن را اعصاب خوردکن و کند يافته اند. به عنوان مثال وقتي در اين مقاله قصد تايپ کلمه نکات مهم (Hacks) را داشتم، کليپي مدام آن را اصلاح مي کرد. البته اين ابزار سودهاي زيادي هم براي کاربران داشته است. به ويژه خبرنگارها از کليپي بسيار راضي هستند. تجربه کليپي نشان مي دهد که همه کاربران، کم و بيش، اطلاع از نکات مهم يک سرويس يا نرم افزار را جذاب خواهند يافت.
اگرچه امسال توجه چنداني به ابزارهايي نظير کليپي نشده است، اما اين به معناي عدم علاقه کاربران به يافتن نکات مهم پيرامون سرويس هاي مشهور نيست. در اين مقاله من به بررسي 25 نکته جالب و کاربردي حوزه نگارش خواهم پرداخت. البته در اينجا گزينه مورد هدف من نه مايکروسافت آفيس، بلکه گوگل داکس است.
مرحله نصب
1. استفاده از قالب ها
آيا شما نيز مانند من شروع به نگارش در قالب صفحه اي خالي را آزاردهنده مي يابيد؟ در اين صورت با مراجعه به گالري قالب هاي گوگل شمار بالايي از قالب هاي از پيش طراحي شده را خواهيد يافت.
خوشبختانه در گالري آرشيو گوگل هر نوع قالبي از ساعت برنامه ريزي گرفته تا تصوير لوگوي پس زمينه به راحتي يافت مي شود. اگر تيم بازاريابي شما از قالب هاي معمولي استفاده نمي کند، گوگل فرصت ساخت قالب ويژه را براي شما مهيا کرده است. به اين ترتيب با ساده ترين دانش ممکن به راحتي قالب ويژه برندتان را طراحي کنيد.
2. افزودن فونت مان به آرشيو فونت ها
بسياري از برندها در زمينه نگارش مطلب براي بازاريابي و تبليغات از فونت ويژه خود استفاده مي کنند. متاسفانه چنين فونت هاي ويژه اي به طور عمومي در اختيار همه کاربران و همچنين برندهاي ديگر نيست. به همين دليل به هنگام استفاده از سرويس گوگل داکس شايد فونت ويژه برندتان در فهرست پيشنهادي نباشد. با افزودن فونت برندمان به آرشيو فونت گوگل داکس به راحتي امکان استفاده از آن از طريق هر دستگاه هوشمندي وجود خواهد داشت. مزيت اين روش امکان انتخاب انتشار عمومي يا محدود فونت شماست. به اين ترتيب ديگر خبري از استفاده غيرقانوني از فونت شما نخواهد بود. به علاوه اگر شما به دنبال فونت خاصي هستيد، با کليک بر روي گزينه فونت هاي بيشتر» به راحتي گزينه مدنظرتان را جست وجو کنيد.
3. ايجاد ميانبرهاي کاربردي
بر روي گزينه Tools و سپس Preferences کليک کنيد. در اينجا شما توانايي مديريت ميانبرهاي مورد نظرتان را خواهيد داشت. به عنوان مثال، اگر شما از سمبل کپي رايت به طور مداوم استفاده مي کنيد، امکان طراحي ميانبري براي دسترسي سريع تر بدان را داريد.
همچنين شما مي توانيد به راحتي سيستم برجسته سازي حرف نخست هر کلمه (در انگليسي) را غيرفعال کنيد. اين کار به ويژه در عرصه بازاريايي و تبليغات که با محصولات داراي نام هاي غيررسمي مواجه هستيم، کاربردي خواهد بود.
مطلب مرتبط: اتوماسيون بازاريابي چيست و چرا مهم است؟
4. ديکشنري را دور بزنيد
بسياري از برندها واژگان اختصاصي و ويژه اي در صنعت شان دارند. اغلب اين واژه ها از سوي ديکشنري گوگل داکس شناسايي نمي شود. به اين ترتيب دور زدن ديکشنري اين سرويس براي بسياري از برندها مزاياي زيادي به همراه خواهد داشت. اگر شما هم از مشاهده خط قرمز زير کلمات کليدي کسب وکارتان خسته شده ايد، به بخش Tools ، Personal Dictionary رفته و کلمات مورد نظرتان را در آنجا وارد کنيد. به اين ترتيب ديکشنري شخصي شما کار ديکشنري گوگل داکس را اصلاح خواهد کرد.
5. چک کردن تنظيمات بخش اطلاع رساني
پيش از آنکه صندوق ورودي شما پر از يادآوري هاي گوگل داکس شود، به بخش اطلاع رساني رفته و در زمينه دريافت هشدار فقط گزينه هاي مورد علاقه تان را فعال کنيد. در غير اين صورت شما هميشه با پيام هاي اين سرويس اذيت خواهيد شد.
6. اطلاع از پارامترهاي بخش حريم خصوصي
اگر شما بر روي موضوع حساس يا بحث برانگيزي کار مي کنيد، بايد بيش از يکبار بخش حريم خصوصي فايل تان را چک کنيد. با کليک بر روي بخش Share در گوشه سمت راست شمابه بخش Share With Others دسترسي خواهيد يافت. در اين بخش هر کاربر امکان تنظيم مجوزهاي دسترسي ساير کاربران به فايلش را دارد. به عنوان مثال اگر مايل به عدم دانلود فايل تان از سوي برخي کاربران هستيد، در اين بخش نام آنها را در ليست سياه قرار دهيد.
مرحله فرمول بندي
7. استفاده از ميانبرهاي کيبورد
ميانبرها در هر زمينه اي به خوبي زمان ما را ذخيره مي کنند. خوشبختانه گوگل داکس نيز شما بالايي از ميانبرها را براي کيبورد کاربران طراحي کرده است. براي اطلاع از فهرست ميانبرهاي پيش فرض گوگل داکس فقط بايد به بخش Help مراجعه کرد. به اين ترتيب با شمار بسيار زيادي از ميانبرهاي کاربردي مواجه خواهيد شد.
8. متن تان را ديکته کنيد
اگر شما در وضعيت مناسب براي تايپ متن تان نيستيد يا هميشه آرزوي استفاده از سرويس صوتي در آفيس را داشته ايد (چه کسي اينچنين آرزويي ندارد؟) به راحتي در گوگل داکس از اين سرويس بهره مند خواهيد شد. با مراجعه به منو Tools شما به آساني امکان فعال سازي سرويس تايپ صوتي را خواهيد داشت.
در زمينه نگارش صوتي هميشه علائم نگارشي دردسرساز مي شود. خوشبختانه در نسل جديد ابزارهاي صوتي شما امکان استفاده از اين علايم را داريد. به اين ترتيب با اتمام سطر عبارت شروع سطر جديد» را بيان کنيد. سيستم صوتي به محض دريافت اين پيام ادامه تايپ متن را در سطري تازه شروع خواهيد کرد.
9. ساماندهي کلمات
براي افرادي که از مرورگر گوگل کروم استفاده مي کنند و با ظاهر نرم افزار آفيس هماهنگي بيشتري دارند، امکان استفاده از ابزار جانبي Office Editing Docs وجود دارد. به اين ترتيب شما به محض نصب اين ابزار با صفحه اي مشابه آفيس مواجه خواهيد شد. فرآيند تايپ متن در چنين شرايطي براي افراد سازگار با نرم افزار مشهور مايکروسافت بسيار ساده تر خواهد بود.
10. دسترسي آفلاين به داکس
بسياري از بازارياب ها هميشه به اينترنت براي ويرايش فايل هاي خود دسترسي ندارند. به همين سبب امکان تايپ و ويرايش آفلاين متن براي ما بازارياب ها هميشه يک نکته کليدي به حساب مي آيد. خوشبختانه گوگل داکس در اينجا به فکر ما بوده است. با مراجعه به بخش Offline Sync به راحتي گوگل داکس خود را با نگارش و ويرايش آفلاين متن سازگار کنيد.
متاسفانه سرويس آفلاين فقط بر روي گوگل کروم کاربرد دارد. به اين ترتيب علاقه مندان به ساير مرورگرها بايد اندکي صبر کنند تا نسخه هماهنگ با مرورگرهاي ديگر نيز روانه بازار شود.
11. جست وجوي گوگلي پيرامون اثرتان
يکي از مزيت هاي استفاده از سرويس گوگل داکس امکان جست وجوي آنلاين و آفلاين است. اگر در متن خود به دنبال ايده، کلمه يا هر گزينه ديگري هستيد، به بخش Explore از منو Tools برويد. در اين بخش شما فرصت جست وجوي کلمات و ايده هاي مورد نظرتان را خواهيد داشت.
12. افزودن بوک مارک
اين نکته مهم در مورد گوگل داکس به طور ويژه به هنگام نگارش متن هاي طولاني و داراي چند بخش متفاوت کاربرد دارد. به منظور بوک مارک کردن بخش هايي از متن تان به منو Insert مراجعه کرده و گزينه Bookmark را انتخاب کنيد. به اين ترتيب شما امکان افزودن بخش هاي مختلفي را به بخش بوک مارک تان خواهيد داشت.
13. استفاده از تيترهاي جانبي براي جداسازي متن
همانطور که در حال ساخت فايل تان هستيد، از اختصاص تيتر براي هر بخش متن خود مطمئن شويد. به اين ترتيب مخاطب شما به هنگام مطالعه بسيار راحت به بخش هاي مد نظرش دسترسي خواهد داشت. به منظور انجام اين کار بر روي منو Styles کليک کرده و گزينه Heading 1 را انتخاب کنيد. در اينجا شما مي توانيد به هر ميزان که مايل هستيد، تيتر براي متن تان تعريف کنيد.
مرحله همکاري
14. اطلاع رساني به ديگران در مورد يک تغيير
يکي از سرويس هاي کاملا کاربردي گوگل داکس بخش همکاري آن است. با اين حال اگر شمار بالايي از دوستان يا همکاران بر روي يک فايل به طور همزمان همکاري کنند، کارها سرگيجه آور خواهد شد. به اين ترتيب شما نياز به ارتباط سريع و قدرتمند با ساير اعضاي تيم مان خواهيد داشت.
به منظور اطلاع رساني به ساير اعضاي تيم در مورد يکي از تغييرات اعمالي تان بر روي فايل بر روي گزينه + کليک کرده و در بخش ايميل به آنها ايميل خودکار ارسال کنيد. متن اين پيام حاوي اطلاع رساني در مورد نحوه تغيير اعمالي شما در فايل مورد نظر است.
15. همکاري خود را بر روي زمان واقعي متمرکز کنيد
اگر شما از ساعت زماني واقعي براي همکاري با دوستان تان استفاده کنيد، به محض ورودشان به بخش ويرايش فايل مورد نظر با نمايش آواتارشان از حضور آنها مطلع خواهيد شد. در غير اين صورت هيچ کاربري از حضور ديگر اعضا در بخش ويرايش فايلي خاص مطلع نخواهد شد.
16. تعيين هويت کاربر ويرايشگر
در بسياري از مواقع يافتن کسي که بخشي از تغييرات يا نظرات جانبي را در بخشي از متن قرار داده، بسيار حياتي است. به طور معمول بسياري از افراد از طريق ارسال ايميل يا تماس با ديگر کاربران از هويت فردي که تغيير را ايجاد کرده آگاه مي شوند. خوشبختانه در اينجا نيز گوگل داکس به فکر کاربرانش بوده است. به اين ترتيب با مراجعه به بخش Version History به راحتي نام کاربري فرد اعمال کننده تغييرات را مشاهده خواهيد کرد. اين فرآيند در عين سرعت بالا بسيار ساده نيز هست.
17. بازبيني بخش Version History
با کليک بر روي گزينه Version History شما از نحوه اعمال تغيير بر روي فايل تان مطلع خواهيد شد. به علاوه با کليک بر روي Show Changes به راحتي از تغييرات گذشته اطلاع خواهيد يافت.
مرحله ويرايش
18. مشاهده تغييرات جديد در يک نگاه
وقتي که شما فقط قصد مشاهده آخرين تغيير اعمالي بر روي فايل تان را داريد، بر روي لينک انتهاي بخش منو کليک کنيد. در منو جديد گزينه مشاهده تغييرات جديد» وجود دارد. با کليک بر روي آن شما به صفحه اطلاع رساني در مورد آخرين تغيير فايل تان راهنمايي خواهيد شد.
19. رفتن به حالت توصيه
گاهي اوقات ما فقط به بخش توصيه ها نياز داريم. به منظور فعال سازي اين سرويس بر روي صفحه منو کليک کرده و در آن تب Suggesting را پيدا کنيد. با کليک بر روي اين تب شما به راحتي امکان فعال سازي سرويس توصيه را خواهيد داشت. اين سرويس براي بسياري از کاربران به هنگام نگارش متن کاربردي است.
نکات اضافي
20. به روزرساني به افزونه ها
بسته به نوع نياز و کار شما جست وجوي مطلب از طريق افزونه گوگل داکس در مرورگر کروم کاربردي خواهد بود. به منظور دستيابي به افزونه اين سرويس کافي است در آرشيو افزونه هاي گوگل نام اين سرويس را تايپ کنيد. به اين ترتيب شما هميشه به افزونه گوگل داکس به هنگام جست وجو در اينترنت دسترسي خواهيد داشت.
مطلب مرتبط: بازاريابي و فروش
21. افزودن امضاي الکترونيکي
بسياري از کسب وکارها در انتهاي متن هاي خود از امضاي ويژه اي استفاده مي کنند. به اين منظور با مراجعه به بخش Insert و تب Drawing به راحتي فرصت وارد کردن امضاي ويژه برندتان به متن را خواهيد داشت.
22. افزودن لينک هاي جانبي
اگر شما افزودن لينک هاي جانبي به متن تان را فراموش کرده ايد، در اينجا يک توصيه جالب براي شما دارم. در ابتدا کلمه يا عبارت مورد نظرتان را براي افزودن لينک جانبي برجسته کنيد. سپس بخش Find More به شما توصيه مي شود. در اين بخش به راحتي امکان افزودن لينک جانبي براي کاربران وجود دارد.
23. ترجمه متن به زبان هاي ديگر
همانطور که همه ما مي دانيم، سرويس ترجمه گوگل اکنون يکي از بهترين هاست. اگر شما در ميانه مطالعه متن يا نگارش نياز به ترجمه سريع عبارت يا کلمه اي داشتيد، به بخش Tools رفته و تب Translate Document را انتخاب کنيد. به اين ترتيب در کمترين زمان ممکن عبارت مورد درخواست شما ترجمه خواهد شد.
24. ارائه فايل مان
شما امکان ارائه فايل تان از طريق Google Hangouts Meet را داريد. به منظور اين کار بر روي گزينه Present Now کليک کرده و اندازه صفحه مورد نظرتان را انتخاب کنيد. پس از اين کار نمايش شما شروع خواهد شد.
25. يافتن کارمان به صورت ساده تر
هرچه فايل بيشتري در گوگل داکس قرار دهيم، اهميت نکات کليدي و راهبردي اين سرويس براي ما بيشتر مي شود. خوشبختانه گوگل در سرويس درايو امکان جست وجوي فايل هاي گوگل داکس را تعبيه کرده است. به اين ترتيب با درج نام، زمان انتشار يا سايز فايل مورد نظر به راحتي آن را پيدا خواهيد کرد.
مترجم علي آل علي , کيتي سِهل منبع: hootsuite